テレワークの導入方法とメリット・デメリット。さぼり社員管理どうする?

「コロナ肺炎の影響すごくてテレワーク導入したい。従業員管理とかどうすればいいんだろ?」

そんな疑問にお答えします。

本記事の内容

  • テレワークの5つのメリットがわかる
  • テレワークの5つのデメリットがわかる
  • テレワーク導入と運用管理方法がわかる
  • タスク管理・日報のサンプルを見られる

テレワークWEBアプリの紹介

この記事を書いたIndentでは、企業のIT導入支援やアプリ開発をしています。テレワークでは「今社員が何をしているのかわからない」という問題点があります。そうした問題がWEB上で簡単に解決できる「NetSurfing」というテレワーク専用のWEBアプリを開発しています。初めてのテレワーク企業にもお役に立つはずです。是非お問い合わせください。
>>社員の今がわかる「NetSurfing」はこちら

テレワーク導入の目的

テレワーク導入の目的は「生産性向上」や「多様性のある働き方」等があります。ただし今(2020年3月8日現在)の日本においては「コロナ肺炎による通勤困難者」に対応するためという理由が一番多いのではないでしょうか。

テレワークとは、自宅(またはカフェ等のサードプレイス)から会社のネットワークに繋ぐか、または完全にパブリックなインターネットに接続する方法で会社の業務を遂行することです。コロナ肺炎の防疫が叫ばれている「今」まさに外出・通勤が抑えられるテレワークが日本企業には求められています。

テレワークには効果/有効性もあるが問題点もある

事実「テレワークを導入したい」という企業は加速度的に増加しています。下記はGoogleトレンドでのキャプチャですが、「テレワーク」や「リモートワーク」の検索数が2020年の中旬から一気に増加していることがわかります。
「テレワーク」「リモートワーク」の検索数が一気に増加の図
とは言え、テレワークを実施したことのある企業はまだまだ少数です。また先行して実施した企業の声から、効果や有効性はあるものの問題点も浮き彫りになってきています。
これまでテレワークを実施した企業のアンケートをエン・ジャパンがとっていたので紹介します。参照)テレワーク導入の目的は「業務効率の向上」 - 導入で難しかったことは?

テレワークの5つのメリット

そもそもなぜ、リモートワークを導入するとよいのでしょうか。5つのメリットから説明します。

1. 生産性が向上する

リモートワークで生産性があがっている「上司から急に仕事依頼」
「部下・派遣からの質問」
「長時間拘束される会議」

職場のオフィスで、こうした経験をあなたも持っているのではないでしょうか。リモートワークでは、こうした作業を妨げるコミュニケーションが起きづらいです。また、自宅であれば自分が業務執行を行いやすい形に自由に変更することが可能です。そのため、生産性を高めて仕事をすることが可能です。

2. 通勤時間の無駄が減る

通勤時間の無駄通勤を電車・バス・車・自転車・徒歩、またはその複合で行っている方がほとんどなのではないかと思います。往復で計算すると2時間以上かかっているという人もザラにいます。テレワークではそうした通勤を、ゼロにまで削減することができます。

3. 感染症・通勤事故のリスク減少

ウィルスが心配な社員日本でも感染者を増やしているコロナ肺炎をはじめとして、毎年恒例のインフルエンザなど通勤には感染症リスクが伴います。また、電車の人身事故に巻き込まれたり、自動車事故にあったりするケースも多くあります。そうした、感染症や通勤事故に関わるリスクを減少させることができます。

4. 補助金・助成金の申請が可能

テレワーク助成金例えば左記は、3月6日に東京都が発表した新型コロナウイルスの感染拡大の影響から、都内の中小企業を対象に、テレワーク導入の経費を助成の仕組みです(※)。

これは一例で各都道府県でのテレワーク補助金・助成金が始まっています。※助成対象は機器やソフトウェアなどの購入費などで、1社当たりの上限は250万円。

5. 優秀な人材が取れる

優秀な人材が取れる厚生労働省「雇用均等基本調査」/2015年度によると、育児休業者の育休後の退職率は7.2%です。また内閣府発表の「介護離職の現状と課題」によると、2017年で介護離職者数は約9万人で10年間で2倍に増加しています。こうした育児休業者や介護離職者の中には、遠隔テレワークでの働く環境さえ用意できれば防げるものも多いのです。

逆からみると、そうしたテレワーク環境を用意できれば止むを得ず休職している優秀な人材を獲得できる可能性があります。

テレワークの5つのデメリット

テレワークは万能ではありません。利用する目的や企業のおかれた環境によっては、使うべきではないこともあります。ここではデメリットを5つ紹介します。

1. さぼり社員の管理(マネジメント)が大変

さぼり社員への対応一緒の職場にいれば「部下」が今何をしているのか何となく分かるものです。しかしテレワークだと、顔ももえず何をしているのか?管理がすごく難しくなります。その状況を悪用してサボってしまう社員も少数ですが存在します。

2. コミュニケーションが減る

コミュニケーションが減ってしまうテレワークでは顔が見えない分、コミュニケーション量は減少します。メリットで書いた「生産性向上」とコミュニケーション量の減少は表裏一体の関係があります。仕事には淡々とこなす「タスク型」だけでなく、社員間のコミュニケーションをとって企画・意見を調整する「クリエイティブ型」があります。

後者の仕事をテレワークでは実行しづらくなります。

3. 新規タスクの割振りが難しい

誰に仕事をふったらいいかわからない「ちょっとした仕事を誰かにやってもらいたい」

...と上司なら誰しも考えたことがあるでしょう。しかしテレワークになると、今誰が手が空いているのか?がわかりづらくなります。最終的に、上司自らが手を動かして解決するというケースも多くなるようです。

4. セキュリティのリスクあり

セキュリティーリスク社用パソコンがデスクトップのみという場合、社員の自宅PCから社内PCに接続する方法をとるところも多いようです。社内PCはセキュリティ管理が行き届いていても、社員の自宅PCはウィルスに侵されている可能性もあり、セキュリティリスクは高まると考えるべきです。

5. 就業規則・ルールの設計が大変

これは、人事・総務の方が特に大変ですが、リモートワークに付随するフレックス勤務や裁量労働制等の就業規則面での変更、また日報やタスク管理等のルール設計をしなくてはいけません。経験のない企業内担当者は、多くの不安を抱え、多くの時間を使うことになります。

テレワークの導入と運用管理方法(ツールサンプルあり)

ここではテレワークの導入にあたり、どうしたツールを利用していけばよいか「誰にでも使える」ツールを紹介します。

業務日報

その日の仕事を上司や周りに報告するための業務記録です。単純に業務記録を行うだけでなく、問題点や特記事項を記載することで、組織全体での情報共有をはかるためのものです。テレワークでは情報共有が疎かになりがちなので必須のツールだと言えます。
>>業務日報のスプレッドシートはこちら

タスク管理

現代社会では1人で複数のタスクを同時進行していく必要があります。いわゆる「マルチタスク」です。しかし、人間はタスクを忘れたり、抜け漏れがあったりするものです。そうしたことを減らすためにタスク管理ツールがあります。ここでは、タスク管理を行えるスプレッドシートのサンプルをお見せします。
>>タスク管理のスプレッドシートはこちら

テレワークで社員が「今、何をしてるか?」が分かるWEBアプリ

この記事を書いたIndentでは、企業のIT導入支援やアプリ開発をしています。テレワークでは「今社員が何をしているのかわからない」という問題点があります。そうした問題がWEB上で簡単に解決できる「NetSurfing」というテレワーク専用のWEBアプリを開発しています。初めてのテレワーク企業にもお役に立つはずです。是非お問い合わせください。
>>社員の今がわかる「NetSurfing」はこちら

この記事に関連する記事