テレワーク導入ステップ/本当に中小には導入困難?

「テレワークを導入したいけど、中小企業でもできるのかな?導入するまでのステップや考え方を知りたい。」

そんな疑問にお答えします。

Yahoo知恵袋において「テレワーク」について疑問がでていないか調べていたときに下記の質問を見つけました。
テレワークに関するYahoo知恵袋の相談
そしてベストアンサーになっていたのが・・・下記。
テレワークに関するYahoo知恵袋の回答
そんなわけあるかーい(笑

そもそも、質問者が「テレワークはホワイトカラーだけで、ブルーカラー職は無理ですか?」って聞いてるのに「パソコンでできる仕事(=ホワイトカラー)ならできますよ」って返答していて、答えになってない。質問から3分で返答しているものに、こんなふうに思うのは野暮でしょうか・・・。

私は、中小企業にとってテレワーク導入は可能だがハードルは高いと考えています。実際のデータでも、大手企業に比べ中小企業のテレワーク導入は遅れています。

大阪商工会議所は12日、新型コロナウイルス感染症への企業対応に関する調査結果をまとめた。在宅勤務やテレワークを実施した企業は資本金3億円以上の大手企業で54・7%にのぼる一方、同3億円以下の中小企業では9・5%と、企業規模により対応に差があった。従業員が感染した場合の対応策の準備状況にも差が見られた。
日刊工業新聞2020年3月13日「【新型コロナ】在宅勤務・テレワーク実施、大手は5割超も中小は…」より引用

とは言え、新型コロナウィルスを契機として、通勤困難者がでている状況の中で社員のテレワーク化は必須です。どのようにテレワークを導入すればいいのか、「中小企業の「テレワーク」実態調査―『人事のミカタ』アンケート―」を引用しながら3ステップで解説します。

1:テレワーク実施職種と非実施職種を切り分ける

まず、テレワークを実施できる職種と実施できない職種があることを知りましょう。ホワイトカラーはスーツやネクタイを着て事務所で働く人々。一方のブルーカラーは、作業着を着て工場などで働く人々を言います。前者はPCを使う業務につき営業・経理・総務・人事・マーケティングなどがあたります。

まず、この区分けの中で、ホワイトカラー職のみがテレワークを実施可能です。ブルーカラー職でも、遠隔で操作できるような設備があればいいのですが、現状でそのような工場はありませんし、生産設備が工場にしかないという点から、やはり難しいです。

【図4】「テレワークを導入している」と回答した企業に伺います。どのような形態のテレワークを導入していますか?(複数回答可)
テレワークに適しているのは?
「中小企業の「テレワーク」実態調査―『人事のミカタ』アンケート―」より引用

上記のアンケートでは「外勤」「内勤」と書かれていますが、ホワイトカラーはテレワークの対象になるということがわかるかと思います。

2:業務管理・ルール設定・不公平感解消の必要性を知る

【図8】「テレワークを導入している」と回答した企業に伺います。テレワーク導入の上で難しかったことは何ですか?(複数回答可)
テレワークアンケート2
「中小企業の「テレワーク」実態調査―『人事のミカタ』アンケート―」より引用

1位から順番に「テレワーク社員の時間管理」「テレワークの利用条件設定※自然災害時、月に4日まで、など」「テレワーク時の業務ルールの設定※始業・終業の連絡・会議出席など」となっています。

こうした時間管理やルールの設定は予め管理職や人事が難しいと感じるであろう課題です。テレワーク実施前にこうした課題があることを知っておきましょう。

「原則、家庭の事情でやむを得ない場合のみ受け入れているが、通勤時間などの理由で他の社員からもテレワークの希望があり、公平性を示すのが難しかった。また、在宅勤務時の中抜けの扱いなど、時間管理のルール設定が難しかった」(IT・情報処理・インターネット関連/1~49名)

このように、部分的に一部社員だけをテレワーク対象のする場合、残された社員に「不公平感」が生じます。事前に知っておいてください。

3:ITでの社員の管理体勢を整える

前のステップで知った「テレワークは社員の管理が難しい」というのは中小企業にも当てはまります。また、中小企業の方が、人事組織が未整備であったり、遠隔のマネジメントに優れた管理人材不足などの障害が多いのも事実でしょう。

こうした中小企業のリソース不足はITによって補いましょう。以下ビジネスチャット、オンラインミーティング、タスク管理の面からITツールを紹介します。

ビジネスチャット:SlackとChatWork
必要性:テレワークはオンライン上で、これまでオフラインで何気なくやっていたコミュニケーションを行わなくてはいけません。そのため、オンライン上のコミュニケーションは確実に増加します。メールでのやりとりでは前後関係の把握など困難です。そこで必要なのがビジネスチャットです。
ツール:SlackChatWork

オンラインミーティング:ZoomとWhereby
必要性:ビジネスチャットで補完しきれないビジネス上の決断や調査報告が伴う会議などの場合は、オンラインミーティングを開催するのがテレワークでは一般的です。下記オススメするツールは、中小企業でも簡単に始められ安価に導入できます。
ツール:ZoomWhereby

タスク管理:GoogleカレンダーとNetSurfing
必要性:テレワーク初日から問題となるのが「あの人(=部下や同僚)、何やってるんだろ?」問題です。テレワークでは誰が何をやっているかの把握が難しくなるため、効率的なタスク管理が必要になります。これができなければ、「テレワークで生産性をあげるはずが、落ちてしまった・・・」となりかねません。
ツール:GoogleカレンダーNetSurfing(自社アプリ)

ステップを踏めば中小企業でもテレワーク導入が可能

  1. 対象職種・対象者を決定
  2. 業務管理・ルール設定を検討
  3. 上記に伴うITツールを導入

3ステップを踏めば、中小企業でもテレワークを導入することが可能です。エンジャパンの調査の中に、テレワークを導入しない理由としてあげられている「必要性を感じないから」(3位)は、今回のコロナ問題で、悠長にしていられなくなりました。

また、「テレワークに適した業務がない」(1位)「企業規模が小さいから」(2位)も、ここまでの説明で中小企業でも対象業務は存在するし、企業規模が小さいことは言い訳にならずITツール導入で解決できることがわかったかと思います。

企業の生産性向上と恒常的で効果のあるコロナ対策のために、テレワーク導入を検討してみましょう。

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